リエンジニアリングによる抜本的な業務改善｜発想方法を転換する

リエンジニアリングという言葉をご存知でしょうか。

M・ハマーとJ・チャンピ―の「リエンジニアリング革命」という本によれば、リエンジニアリングは「コスト、品質、サービス、スピードのような、重大で現代的なパフォーマンス基準を劇的に改善するために、ビジネス・プロセスを根本的に考え直し、抜本的にそれをデザインしなおすこと」と定義されています。

本の中では、リエンジニアリングの例として、IBMクレジットの与信業務の改善や、フォード自動車の支払業務の改善等が挙げられています。特にフォード自動車の例は、500名の社員が携わっていた業務を、マツダではたった5名で回していたというベンチマークから改善するというインパクトがあります。

私はこの「リエンジニアリング」というキーワードに注目しており、多くの人に知ってもらいたいと考えております。

というのも、発想を転換させて目的を実現していくというリエンジニアリングの考え方は、あらゆるビジネスパーソンにとって有用であると思うからです。

リエンジニアリングの対象となる業務の例

例えば、ある多店舗型小売業者が「事務作業が煩雑なのでITシステムを導入して効率化を図りたい」という要望を持っていたとします。

煩雑な事務作業とは、例えば下記のようなものであるとします。

各店舗から本部に、2日おきにメールでエクセル形式の「仕入依頼表」が送られてくる。
本部では受信した各店舗からの「仕入依頼表」を集計し、一つの仕入表に集約し、卸業者に発注する。
本部で、卸業者から本部に納品された商品を検品する。
本部で、検品された商品を各店舗ごとへ配送するため、店舗向け納品・検収書を発行する。
本部から商品を配送する。
店舗で検収する。検収書類は担当者が押印し、ファイリングしておく。
本部は卸業者からの請求に基づいて支払を行う。

特に2番が煩雑です。うんざりします。

各店舗からのメールを受信し、添付ファイルのエクセルを特定のフォルダに保管し、集約ファイルに一つずつ転記するという作業になりますが、転記ミスにより、６の検収がまごつくこともしばしば発生します。

受発注システムを使えば一挙に解決するかもしれませんが、数百万円の導入費用が掛かるため、中々導入に踏み切れません。

余談ですが、最近のトレンドとしては、２のような定型的作業をRPAというロボットプログラムに実行させるという考えもありますが、その場合も百万円単位の投資が必要となり、費用対効果の面でも中小企業にとっては厳しいものがあります。

そこで、ITシステム導入の前に、リエンジニアリングを用いて改善方法を考えてみます。

まずは、利用データや登場人物、作業手順などを図示した流れ図を簡易的に作成します。

「仕入依頼表」が何度も登場していることから無駄が潜んでいることが見てとれます。
通常のシステム化のアプロ―チでは、この流れ図を下記のように論理的に変換し（論理モデル）、そこからシステムに置き換えることを検討します。

この例であれば、「仕入依頼表」の周り以外であまりインパクトのある変換は出来ませんでした。

通常のシステム化であれば、次に、論理モデルをITシステムを用いて実現するにはどうすればいいかを検討します。

この例の場合だと、例えば店舗と本部でエクセルファイル共有し、店舗担当者は直接本部のエクセルファイルに書き込む、といった流れが検討出来ます。具体的には、Googleスプレッドシートや、Office365を使えば実現出来そうです。

しかし、リエンジニアリングにおいては、このようなアプロ―チを取らず、そもそもの作業をショートカットすることを考えます。「そもそも」がキーワードになります。

リエンジニアリングによる改善方法

リエンジニアリングでのアプロ―チでは、まず、そもそも「本部に発注するという作業」を疑ってみます。本部に発注する理由として、店舗ごとの発注量だと量が少なすぎて卸業者が対応に難色を示す、という理由があったとすれば、発注量の確保と配送頻度の減少を目論み、週1回の発注に減らすという方法を考えてみます。

その分需要予測は厳しくする必要がありますが、そもそも2日に1回という頻度は多い。

そこをクリアして、週1回、店舗から直接卸業者に発注する形にし、請求は本部にするという形にすれば、業務の流れは一気に変わります。