【無駄な会議撲滅】会議を運営しやすくするための考え方7つ
「時間がない時に限ってやたら会議が入る」「とりあえず会議に参加しろと言われたけど、ふたを開けてみたら参加しなくてもよかった」「10分で終わる内容の会議なのに、2時間も費やした」というようなことはないでしょうか。
多くのビジネスマンを悩ます「会議」ですが、今回は会議を運営するコツを皆が共有することで効率的に回すことが出来るという話をしてみます。
この記事の目次
会議の目的を明らかにすること-目的の四分類
「会議」の目的は、大まかに四つに分類することが出来ます。
- 何かを決定する 「決定」
- 情報を共有する 「共有」
- 課題・アイデアを抽出する「抽出」
- 課題を解決する 「解決」
会議の目的は大体このどれかに当てはまることかと思います。
最初のステップは「会議の目的」が上記の内どれなのか、を明らかにすることにあります。
当然、「情報を共有してアイデアを出し合って意思決定をする」というように複合的なケースになることもありますが、最悪なのは、「とりあえず、集まろう」です。これでは目的も何もなくただ集まって時間を浪費するだけになります。人件費もタダではありません。社内の人、社外の人関わらず、会議中にも賃金は発生しています。参加者の時間を頂戴しているという意識を欠いてはなりません。
会議を円滑に回す七箇条
会議を円滑に回すための七箇条挙げてみます。細かいことを言えばもっとあるのですが、あまり多いと分かり難くなるので、七つに絞りました。
１．目的・ゴールを共有する
まずは、会議の目的の共有です。前述の「共有」なのか「抽出」なのか「決定」なのか「解決」なのか、それとも複合的なものなのか、それを参加者に通知する必要があります。同時にゴールも定めておかなくてはなりません。
「全員が◇◇の件を理解する」「○○の方針を決定する」「△△の役割分担を決める」「■■を全て洗い出す」「××をチェックして間違いがないことを確認する」といった具合に定めておくことが重要です。
２．開催時間を決める・守る
開催時間を決めるというのも重要です。しばしば見かけるのが「13:00～」という書き方です。終わりの時間が書かれていません。参加者のスケジュールもあるので、終わりの時間も予めアナウンスしておくのが親切です。終わりが明確でないと、時間内にゴールに到達するという意識も希薄になってしまいますし、「いつまで続くんだろう？」と集中力も持続しません。
また、開始時間も守りましょう。13:00開始なら、仮に参加者が全員揃っていなくても始めるべきです。追いつく責任は遅れた人にあります。「〇〇さんまだ来てないから5分待ってから始めようか」といったように、開始時間が遅れると、いきなり集中力が乱れてしまいます。
３．参加人数は最小限に留める
参加人数は最小限に絞りましょう。特に「抽出」や「決定」の場合、この視点は必須です。とりあえず、不安だから参加者を増やそう、としてしまうと、当事者意識が薄くなり、お互いに「あいつも会議に出ているから大丈夫だろう」という風になってしまいます。そうなると発言しないどころか、最悪寝ている人も出てきたりします。無駄以外の何物でもありません。
人数が多すぎると、「大勢参加していたけど、肝心なことを誰も把握していなかった」ということも起こり得ます。
なお、マス配信的な情報共有が目的であったとしても、参加者は必要最小限に絞るべきです。参加者が多すぎるとそれを隠れ蓑にして寝る人が出ます。
４．事前に共有可能なことは共有する
アジェンダといったりますが、議題は事前に共有しましょう。会議を招集する時点で議題は作成しておかなければなりません。議題がしっかりしていれば、議事録も格段に作成しやすくなります。
議題がふわふわしたままだと、話題が発散したり、焦点がぼやけたりします。
議題には、目的とゴールの他、議事のプロセスも明記すると親切です。
５．議長を決める・議長の発言は尊重する
議事進行を円滑にするため、議長（司会）を決めましょう。個人的には、議長は役職や年次にとらわれず決めるのがよいと思っています。「会議を回す」というファシリテーションの練習にもなります。
議長不在のまま、それぞれが勝手に発言をしてしまうと、話題が発散して収集が付かなくなったり、議題から逸れていってしまうこともあるため、議事に乗っ取った進行をするために議長の設置は必須です。
また、議長には敬意をもって接しなければなりません。役職や年次で、議長の進行を覆してはなりません。
６．役割分担を決める
議長をサポートする書記、タイムキーパーなど、役割を決めましょう。小規模な会議であれば、議長が賄うのも可です。
ただし、議事録作成は専任にした方がよいです。議事進行と議事録作成は中々同時には出来ません。
ちなみに、たまに「議事録が書けない」という人がいますが、多くの場合は、議題が明確でないからというケースが多いです。議題が不明瞭だから、記録すべきことも明確にならないということです。議題が明確であれば、議事録はかなり作りやすくなります。
７．参加者の発言は尊重する。むやみに否定しない
「共有」ではこの限りではないのですが、「抽出」や「決定」においては、発言を極力否定しないようにしましょう。建設的な意見が出にくくなってしまいます。
仮に反対意見を表明するにしても、「確かに～、しかし～」の構文で一旦肯定して受け入れることが大切です。
頭ごなしに「いや、ていうか」「分かってない」「取るに足らん」的な態度を取るのは活発な会議の場にはふさわしくありません。
反対するのは簡単です。単に反対するのは、一見、意見を言っているようにも見えますし、自分の存在感をアピールするための手軽な手法なので、その誘惑にとらわれる方も多いのですが、建設的な意見の芽を摘まないように心がけましょう。
会議の運営をサポートするツールも有効に使いましょう
顔を合わせながらの会議を否定するものではありませんが、実は会議自体がオンラインで完結する場合もあります。
グループウェアや社内SNSなどを有効に活用することで、そもそも集まる必要もなかったというケースもありえます。皆の貴重な時間を割くのは、どうしても対面での会議が必要な場合に絞りましょう。
最近だとSlackやチャットワーク、Microsoft Teamsなど、コラボレーションに適したサービスも多いです。
まとめ
七箇条を挙げましたが、全部守るのはしんどいかもしれません。しんどいですが、会議を有効で生産的なものにするためには必要なことだと思います。逆に、これらが守られていない場合は、残念な会議になってしまう可能性が高いです。出来れば参加者全員、少なくても会議の招集者は七箇条を意識して臨むべきと思います。
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